Grazie a strumenti digitali avanzati e a un efficace controllo di gestione, gli albergatori possono prendere decisioni informate, anticipare le sfide e trasformare gli ostacoli in opportunità di crescita. Per ottimizzare l’efficienza amministrativa e massimizzare i profitti.

Il reparto amministrativo nell’industria alberghiera gioca un ruolo cruciale. Gestire un’azienda in modo efficiente e redditizio infatti richiede un sistema di controllo di gestione preciso e dettagliato. Con il giusto approccio, si può analizzare ogni spesa e comprenderne l’impatto sul bilancio. Il monitoraggio costante permette di identificare tendenze, rilevare inefficienze e scoprire opportunità di risparmio che prima sfuggivano.

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Un approccio proattivo al controllo di gestione significa pertanto essere sempre un passo avanti, anticipare piuttosto che reagire. Ciononostante, molti, troppi gestori di attività alberghiere delegano al commercialista questa importantissima attività, ma così l’unico strumento per il controllo di gestione sarebbe rappresentato dal bilancio che però sappiamo viene elaborato l’anno successivo, quando ormai non c’è più modo di recuperare.

Oggi invece un’azienda deve andare oltre per capire fino in fondo e rapidamente cosa influisce sull’andamento del business e come migliorarlo. Il vero controllo di gestione alberghiero deve avere ben chiare le dinamiche operative di tutti i reparti dell’hotel e monitorare tutti i KPI, anche quelli che a prima vista potrebbero sembrare poco importanti o marginali. Per ottenere risultati concreti che aiutano a evolvere il business è impensabile affidarsi a complicati e obsoleti fogli di calcolo che richiedono molto tempo per essere compilati e danno spazio ad ampi margini di errore.

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Ecco perché c’è bisogno di software completi, intuitivi, precisi e tempestivi che consentano di effettuare strategie basate su dati e informazioni e di automatizzare i processi e semplificare le attività operative. Strumenti che in passato erano accessibili solo a grandi catene o cluster alberghieri e che oggi sono molto performanti e soprattutto alla portata di tutti grazie a costi piuttosto contenuti.

Con questi software è possibile impostare il piano dei conti più adatto alla propria struttura e monitorare costi e ricavi grazie all’import automatico delle fatture elettroniche da diverse fonti, semplificando il processo di gestione finanziaria degli hotel.

Fondamentale è il modello USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industries): il metodo di pianificazione economico-finanziaria che non distingue in costi fissi e variabili come la contabilità generale, ma diretti o indiretti e quindi tra centri che producono ricavi e costi, e altri che generano solo costi. L’utilizzo di report basati su questo modello consente di preparare bilanci analitici, definire il budget e monitorare la salute dell’hotel in tempo reale.

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L’importante è che i dati siano sempre aggiornati ed esportabili dal software gestionale alberghiero che utilizza l’hotel, il PMS (Property Management System). Quindi ogni incasso (per vendita di alloggi, servizi extra, ristorante, Spa) deve essere dettagliatamente catalogato ed esportabile dal PMS per poi essere elaborato dal software di controllo di gestione.

In conclusione, la digitalizzazione e il controllo di gestione sono fondamentali per l’ottimizzazione dei profitti. Grazie a strumenti digitali avanzati e a un efficace controllo di gestione, gli albergatori possono prendere decisioni informate, anticipare le sfide e trasformare gli ostacoli in opportunità di crescita. Insomma con una strategia ben definita e il giusto sostegno, possono prosperare nel mercato in continua evoluzione.

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In apertura, ph. TranThangNhat – Pixabay.