Ma che cosa è la Business Intelligence? Un’amica per scoprire la propria azienda attraverso l’uso intelligente dei dati. Bye Bye magiche sensazioni, meglio basarsi su elementi concreti.

Ogni Revenue Manager, direttore o gestore sa che per essere aggiornati su ciò che accade nel proprio albergo è necessario raccogliere correttamente i dati, organizzarli e poterli leggere in maniera semplice oltre che veloce. Ancora di più se ci si ritrova in una situazione di multiproprietà come i cluster o i gruppi alberghieri. Ecco perché dotarsi di uno strumento come la BI (Business Intelligence) oggi può fare la differenza se si vuole semplificarne la lettura e la condivisione.

Partiamo dal fatto che riuscire a raccogliere i dati di più fonti in un solo punto è indispensabile per avere una visione più chiara della situazione. Vista tra l’altro la particolarità del settore, ogni struttura è un piccolo mondo, con il suo mercato, le sue caratteristiche e le sue necessità.

Quindi le imprese hanno necessità di report su misura, con dashboard illustrative e possibilità di filtraggio e aggregazione dei dati – per esempio origine e stato di prenotazione, segmento, tipologia di camera, arrangiamento, periodo -, per trovare sempre l’informazione che stanno cercando. Quelli di base forniti dai PMS non vanno purtroppo in questa direzione perché troppo generici e standardizzati. Per cui la maggior parte degli operatori non ha altra alternativa se non quella di effettuare una personalizzazione manualmente, investendo tempo per la raccolta e l’aggregazione su fogli excel. Un lavoro soggetto a inevitabili rischi legati al copia incolla manuale delle formule e al fattore umano. Quanti sono infatti gli operatori che sanno sfruttare le funzionalità di Excel? E se poi quel collaboratore lascia l’azienda? Senza contare che dopo aver effettuato questa lunga esportazione, la situazione potrebbe essere nel frattempo già cambiata.

Con la Business Intelligence questo lavoro titanico non è più necessario perché lo fa il software. Si hanno a disposizione infatti innumerevoli filtri per analizzare qualsiasi dato e confrontarlo con gli altri: per esempio è possibile sapere il soggiorno medio, il lead time di prenotazione di ogni singolo segmento di riferimento e fare un confronto.

Sul mercato italiano i principali PMS offrono già la possibilità di acquistare questo modulo aggiuntivo, ma non tutti offrono gli stessi standard.

Alcune, come Proxima Service, hanno scelto di integrarsi con Power BI, uno strumento Microsoft tra i più utilizzati al mondo. Le fonti di dati che possono essere integrate in Power BI per una struttura ricettiva sono molteplici: oltre al PMS, esistono decine di altri connettori per interrogare sistemi come Google Analytics ma anche Exchange e Dynamics 365 di Microsoft.

I vantaggi di utilizzare Power BI, rispetto a sistemi tradizionali di reporting, sono la velocità e l’essere fruibile da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi sistema operativo. Ma anche la flessibilità e la fluidità con cui vengono visualizzati i dati è davvero sorprendente, quasi “magico” se paragonato ai vecchi strumenti.

Per chi è un po’ più tecnico poi, può usare sia le tabelle pivot, accedendo in maniera semplice al DataSet, oppure creare/modificare report da interfaccia grafica.
Infine, con la Business Intelligence è possibile ricevere automaticamente mail con i report, senza necessità di alcuna configurazione da parte della software house.
I dati possono essere letti/aggiornati una o più volte al giorno oppure possono essere letti in tempo reale con una modalità chiamata “Direct Query”.

Per il futuro, anche l’analisi dei dati nel settore alberghiero sarà fortemente influenzata dall’uso dell’Intelligenza Artificiale nelle Business Intelligence. Microsoft ha infatti recentemente presentato la funzionalità Copilot che consiste nel poter interrogare i dati come si fa con ChatGPT ovvero la possibilità di rivolgersi alla piattaforma con un prompt in linguaggio naturale e Power BI elabora, aggrega e fornisce i dati.

Altre Business Intelligence invece prenderanno la strada dell’analisi predittiva, offrendo quindi scenari molto simili a quelli forniti fino a oggi da altri strumenti come i RMS (Revenue Management System).

In sintesi, dotarsi di una Business Intelligence permette all’albergatore di modernizzare la gestione e la condivisione dei dati, risparmiando tempo, annullando il tasso di errore e semplificandone l’interpretazione. Così l’azienda può prendere decisioni più oculate e tracciare una rotta più sicura perché basata su elementi concreti e fondati anziché magiche sensazioni.