Gestire l’hotel con carta e penna? Un errore costoso.

Le sfide e i rischi per i piccoli hotel che non adottano soluzioni digitali: dall’overbooking al mancato revenue. Intervista a Gianpiero Solarino di RoomRaccoon.

In Italia sono tanti gli hotel di piccole dimensioni che ancora gestiscono manualmente tutte le attività della propria struttura. Un approccio tradizionale che può rappresentare un vero e proprio freno alla crescita.

Abbiamo incontrato Gianpiero Solarino di RoomRaccoon – software gestionale per alberghi indipendenti – per saperne di più sul costo reale della “gestione con carta e penna” e su come invece la tecnologia possa creare nuove opportunità di crescita nel 2025.

we. Qual è il tuo punto di vista sul rapporto attuale tra piccoli hotel e tecnologia, specialmente nel mercato italiano?

Al giorno d’oggi molti piccoli alberghi in giro per il mondo si affidano ancora a metodi manuali. Ciò è dovuto di solito a una combinazione di fattori: familiarità con i metodi esistenti, timori che le nuove tecnologie siano troppo complesse, o semplicemente mancanza di informazioni sull’utilità della tecnologia nelle operazioni quotidiane. In Italia, un paese in cui i piccoli hotel a conduzione familiare con una lunga tradizione alle spalle sono molto frequenti, questa resistenza può essere talvolta ancora più forte.

Questi albergatori forse non si rendono conto che, sebbene l’uso di carta e penna possa sembrare sicuro e affidabile, è anche estremamente inefficiente e soggetto a errori umani.

we. Quali sono le sfide principali che gli albergatori si trovano ad affrontare quando usano metodi ormai superati?

L’approccio manuale alla lunga può portare a problematiche che sovraccaricano gli albergatori di lavoro e impediscono loro di tenere il passo con le esigenze dell’ospitalità moderna. Invece di concentrarsi sulla creazione di esperienze eccezionali per gli ospiti, sono costretti a perdere tempo con attività lunghe e ripetitive.

Un’altra conseguenza comune di questo approccio è l’overbooking. Senza il monitoraggio e la distribuzione sincronizzata di tariffe e disponibilità, non c’è nulla di più facile che ricevere prenotazioni doppie, il che provoca malcontento negli ospiti e compromette la reputazione della struttura. E poi c’è il revenue mancato. Mantenendo i prezzi fissi tutto l’anno e delegando la vendita di servizi in upselling alla reception, spesso già oberata di lavoro, si perdono molte opportunità di revenue a vantaggio dei competitor.

Non dimentichiamo poi l’esperienza dei clienti. Gli ospiti di oggi chiedono più di un semplice letto per passare la notte: cercano piuttosto esperienze personalizzate, la possibilità di prenotare in pochi clic e una comunicazione coerente. Affidarsi al carta e penna spesso rende quasi impossibile soddisfare tali aspettative, con il risultato che gli ospiti rimangono insoddisfatti e lasciano recensioni negative, e il numero di ospiti fidelizzati diminuisce.

In un settore in cui i dettagli fanno la differenza, questi problemi, apparentemente piccoli, possono rapidamente trasformarsi in un boomerang, con ripercussioni sia sulla redditività che sulla fedeltà degli ospiti.

we. Quali rischi devono affrontare i piccoli hotel se non usano un software digitale?

La realtà è che affidarsi al carta e penna può costare molto più di quanto si pensi. Basti pensare che i processi di prenotazione e pagamento manuali sono sempre soggetti ad errori. Una prenotazione sbagliata o un pagamento calcolato male possono sembrare cose di poco conto, ma benché piccoli questi errori possono trasformarsi in perdite di denaro.

Poi c’è il fattore tempo: quante ore tu e il tuo team passate a sbrigare attività burocratiche ripetitive? I processi manuali non rubano solo tempo, ma sottraggono anche energie e concentrazione. È probabile che il tuo team passi ore e ore a spulciare scartoffie, aggiornare tabelle e ricontrollare le prenotazioni, tempo che potrebbe essere invece speso per creare esperienze eccezionali per gli ospiti. Il carico di lavoro diventa così in poco tempo opprimente, lasciando poco spazio all’innovazione, alla strategia e alla personalizzazione del servizio.

E quando bisogna prendere decisioni sulla base dei dati, tali sistemi tradizionali semplicemente non bastano. Senza uno strumento di reportistica adeguato, monitorare le prestazioni e prevedere le tendenze diventa quasi impossibile. Invece di fare previsioni basate sui dati, ci si ritrova a prendere decisioni sulla base di pure congetture, che possono mettere a rischio sia la redditività che la soddisfazione degli ospiti.

we. In che modo la tecnologia e in particolare i software gestionali per hotel riescono a semplificare le attività quotidiane in albergo e ad aumentarne il livello di precisione?

La chiave del successo è la digitalizzazione. Il gestionale alberghiero è un software all-in-one che funge da hub centralizzato e racchiude strumenti fondamentali come:

• Property Management System (PMS): è la spina dorsale dell’hotel e gestisce aspetti importanti come le prenotazioni, i check-in e check-out degli ospiti, l’assegnazione delle camere, la fatturazione e la reportistica.
• Channel Manager: sincronizza facilmente tariffe e disponibilità su più piattaforme di prenotazione, riducendo al minimo gli aggiornamenti manuali e massimizzando la visibilità.
• Booking Engine: permette di ricevere prenotazioni dirette attraverso il sito web, i social media e i metasearch, garantendo maggiori entrate senza commissioni.
• Gestione dei pagamenti: Semplifica i pagamenti grazie a uno strumento sicuro e integrato sia con il booking engine che con il channel manager, oppure direttamente al front desk.

Uno dei principali vantaggi del gestionale è l’automazione. È come avere a disposizione un membro dello staff estremamente efficiente che non dorme mai. Rendendo automatiche attività ripetitive come la gestione delle prenotazioni, la comunicazione con gli ospiti, la fatturazione e altro ancora, si riducono sia la necessità di inserire le informazioni a mano che le scartoffie, spesso soggette ad errori umani.

In più il gestionale semplifica la comunicazione tra i membri dello staff. Housekeeping, reception e direzione hanno tutti accesso alle stesse informazioni: in questo modo è più facile coordinare il lavoro e in ultima analisi offrire agli ospiti un’esperienza migliore.

Ci sono clienti di RoomRaccoon che hanno risparmiato fino a tre ore al giorno grazie all’automazione. Grazie al software gestionale, le attività che un tempo richiedevano ore vengono ora automatizzate. Ciò significa meno tempo dedicato ad attività ripetitive e la possibilità di concentrarsi su ciò che conta davvero: gli ospiti.

we. Molti hotel di piccole dimensioni si sentono sopraffatti dalla tecnologia. Come rispondi alle loro perplessità, relative soprattutto al passaggio da un sistema tradizionale a uno completamente digitale?

È del tutto normale che i piccoli hotel si sentano spiazzati dall’idea di passare da un metodo tradizionale a un sistema completamente digitale. La tecnologia può sembrare una sfida, soprattutto quando si è abituati a gestire le cose nello stesso modo da tanti anni.

L’importante è trovare un gestionale per hotel che non venda semplicemente un software, ma che lavori fianco a fianco con la struttura in ogni fase del processo. Noi di RoomRaccoon non ci limitiamo a fornire una piattaforma operativa, ma aiutiamo i piccoli alberghi a costruire una tabella di marcia che li porti all’aumento della redditività e dell’efficienza, e soprattutto alla creazione di un’esperienza migliore per gli ospiti.

Il nostro è un approccio pratico che garantisce un passaggio senza stress da un software all’altro. Fin dal primo giorno lavoriamo a stretto contatto con gli albergatori per capire le loro esigenze e le sfide che stanno affrontando. Il nostro scopo non è solo configurare il gestionale e lasciarlo nelle mani degli alberghi, ma ci impegniamo anche ad offrire assistenza e formazione continua, assicurandoci che la tecnologia lavori per gli albergatori e non viceversa.

we. Guardando al futuro, come pensi che si evolverà la tecnologia per i piccoli hotel? Ci sono strumenti innovativi che possono renderli più competitivi?

La tecnologia in cloud è ormai la norma al giorno d’oggi, ma per sfruttarla al meglio è necessario che lavori all’unisono con un fornitore sempre all’avanguardia.

Noi di RoomRaccoon ci teniamo che i piccoli hotel siano sempre al passo con i tempi: per questo aggiorniamo regolarmente i nostri prodotti, progettati per allinearsi ai trend del settore e alle aspettative degli ospiti, eliminando così il rischio di lavorare con strumenti obsoleti.

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Sblocca il potenziale del tuo hotel con RoomRaccoon. Il nostro software all-in-one è stato progettato per semplificare le operazioni, aumentare il revenue e migliorare l’esperienza degli ospiti. Ti piacerebbe trasformare il tuo hotel? Visita il nostro sito web e scopri come possiamo portare il tuo hotel al successo nel 2025!